Politica de retentie
Politica de retentie
EXPLORADO S.R.L., societate inmatriculata la Registrul Comertului de pe langa Tribunalul Arad sub nr. J2/1806/2017, avand CUI RO 38317929, cu sediul social in Municipiul Arad, Strada Zona Industriala Sud, Nr. 6, Camera 3, Jud Arad, E-mail: gdpr@explorado.ro, Telefon: (+40) 021 539 39 39 (apel cu tarif normal), propietara website-ului accesibil la urmatoarea adresa: www.explorado.ro.
1. General
Nevoia de a pastra date cu caracter personal variaza in functie de tipul de date care sunt prelucrate in cadrul companiei. Unele date pot fi sterse imediat, iar altele trebuie sa fie stocate pana in momentul in care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.
Exista situatii in care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitata de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementarile legale aflate in vigoare, aplicabile la nivel national sau al Uniunii Europene. In alte cazuri, termenele de stocare trebuie sa fie stabilite de catre fiecare organizatie in parte, in functie de activitatea acesteia, tinand cont de principiile de prelucrare a datelor prevazute in cadrul Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”).
Deoarece stabilirea de catre companie, a termenelor de prelucrare si de retentie a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retentie este importanta pentru a se asigura ca regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate in mod constant in intreaga organizatie.
In orice caz, prevederile Regulamentului General privind Protectia Datelor (GDPR) si ale Legii nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului General privind Protectia Datelor, vor fi respectate de catre companie in cadrul activitatilor de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.
2. Politica de stocare
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acopera toate datele companiei, respectiv datele stocate in sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie in mass-media, datele inchiriate sau provenite din colaborarile si parteneriatele contractuale, indiferent de locatia (sediul companiei sau punctul de lucru) in care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare din cadrul EXPLORADO este un instrument care ofera garantia ca cerintele GDPR, legile si reglementarile relevante din domeniul protectiei datelor cu caracter personal sunt respectate. Aceasta Politica se refera, in esenta, la principiul limitarii retinerii in timp a datelor cu caracter personal prelucrate si care presupune stocarea acestora numai pentru o perioada de timp necesara scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retentie) a datelor personale este destinata in primul rand ca o resursa favorabila activitatii companiei, care va aloca perioade de retentie relevante in toate domeniile de activitate si departamentele companiei, permitand desfasurarea activitatilor de eliminare/stergere a datelor personale intr-o maniera consecventa si controlata.
3. Solicitari cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retentie)
Prezenta Politica este aplicabila persoanelor fizice in calitate de clienti ai EXPLORADO, persoane juridice in calitate de clienti, dar si reprezentantilor partenerilor nostri contractuali, atat in calitate de Operatori de date cu caracter personal in relatie cu EXPLORADO sau in calitate de Persoane imputernicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protectia Datelor (GDPR).
Stocam si prelucram datele personale numai in cazurile in care ne-ati furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin completarea unui formular de contact, prin abonarea la newsletter-ul companiei sau prin crearea unui cont.
In masura in care aveti solicitari sau intrebari legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastra personale in cadrul EXPLORADO, va rugam sa contactati compania, utilizand adresa de e-mail sau numarul de telefon mentionate mai sus.
4. Motivele care justifica stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul EXPLORADO
Compania nu isi propune sa adopte o abordare de genul “salveaza totul”. Consideram ca o astfel de regula nu este practica sau eficienta din punct de vedere al costurilor si ar reprezenta o povara excesiva pentru tot personalul companiei si, in special, pentru departamentul IT care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie sa fie pastrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societatii, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau stergerea conform legii si a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, daca EXPLORADO considera ca este necesar, si in general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale.
Unele dintre cele mai importante motive/scopuri pentru stocarea pe termen lung a datelor in cadrul EXPLORADO, sunt urmatoarele:
• Reclamatii privind calitatea serviciilor companiei.
• Litigii.
• Investigarea accidentelor de munca.
• Realizarea unei ancheiete in situatia producerii unui incident de securitate.
• Reglementari legale.
• Siguranta proprietatii intelectuale.
5. Perioadele de retentie (stocare)
Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate pentru fiecare department din cadrul nostru si se aplica pentru toate formatele de inregistrari, adica format hartie si/sau electronic, cu exceptia cazului in care se specifica altfel in prezenta Politica. Astfel, perioadele de retentie stabilite in functie de departamentul care prelucreaza datele cu caracter personal sunt urmatoarele:
DEPARTAMENT - ACTIVITATE DE PRELUCRARE - PERIOADA DE RETENTIE:
• MARKETING - Formulare de campanie in format fizic - 3 luni, dupa ce sunt stocate in format electronic.
• MARKETING - Formulare de campanie in format electronic - 3 ani de la data completarii originalului.
• MARKETING - Documente care atesta castiguri sau premii acordate in baza concursurilor si extragerile la sorti - 10 ani de la data incheierii acestora.
• MARKETING - Apeluri telefonice in scop de marketing - 30 de zile.
• MARKETING - Informatii despre participarea la concursuri cu premii - 5 ani de la data finalizarii concursului. Informatii despre participarea in cadrul unor campanii organizate pe paginile companiei din retelele de socializare - 2 ani de la data finalizarii campaniei.
• RELATII CU CLIENTII - E-mail primit de la client pentru formularea unei reclamatii - 3 ani de la data primirii acestuia in format fizic, cat si in format electronic.
• RELATII CU CLIENTII - E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatea comerciala a companiei - 3 ani de la data primirii acestuia in format fizic, cat si in format electronic.
• RELATII CU CLIENTII - E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatile de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei - 3 ani de la data primirii acestuia, atat in format fizic, cat si in format electronic.
• RELATII CU CLIENTII - Baza de date din cadrul Departamentului Relatii cu Clientii care include orice solicitare generala transmisa de clienti - stergerea datelor din 3 in 3 ani.
• LOGISTICA - AWB (Airway Bill) si documente care insotesc expeditia marfii din depozit catre client (dispozitie de livrare) - 5 ani.
• LOGISTICA - Aviz de insotire a marfii (NIR) - 5 ani.
• RELATII DE AFACERI - Contractele incheiate de companie cu furnizori - 10 ani de la data incetarii contractului.
• RELATII DE AFACERI - Contracte de parteneriat incheiate de companie pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de companie - 10 ani de la data incetarii contractului.
• RELATII DE AFACERI - Cartile de vizita colectate in cadrul intalnirilor de afaceri - 1 an de la data ultimului contact.
• RELATII DE AFACERI (B2B) - Date personale, precum: numele, functia si datele de contact ale reprezentantilor companiilor cu care colaboram - Pana la data solicitarii stergerii datelor sau pana la data la care am aflat ca datele au devenit inactive.
Pentru informatii cu privire la termenele de stocare ale unor activitati de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei, care nu se regasesc specificate in prezenta Politica, va rugam sa transmiteti solicitarile dumneavoastra pe adresa de e-mail gdpr@explorado.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispozitie.
6. Planul de retentie
Tabelul care contine perioadele recomandate de pastrare in evidentele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clientilor este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplica in mod implicit tuturor inregistrarilor din categoria respectiva si va fi respectata ori de cate ori este posibil, desi admitem ca pot exista circumstante exceptionale care necesita pastrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. In cazul in care inregistrarile sau documentele individuale necesita o perioada de pastrare diferita de cea recomandata, trebuie sa ne contactati pentru a discuta cerintele specifice de stocare.
7. Distrugerea datelor
Distrugerea datelor este o componenta esentiala in cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate in activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigura utilizarea in mod eficient a datelor colectate in cadrul activitatii, ceea ce face ca gestionarea datelor si recuperarea acestora sa fie posibila si rentabila.
Cand perioada de retentie expira, compania trebuie sa distruga in mod activ datele acoperite de aceasta Politica. Daca un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate considera ca anumite date nu ar trebui sa fie distruse, acesta/aceasta ar trebui sa contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protectia Datelor sau, in lipsa acestuia, managementul direct al companiei, astfel incat sa poata sa fie luata in considerare o exceptie de la regulile instituite in prezenta Politica. Intrucat aceasta decizie are implicatii juridice pe termen lung, exceptiile vor fi facute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.
Compania ii indruma in mod special pe angajati (sau pe colaboratori) sa nu distruga date care incalca aceasta Politica. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera daunatoare pentru companie sau distrugerea datelor in incercarea de a ascunde o incalcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri in mod explicit interzise.
8. Solicitarile de stergere a datelor
Puteti solicita stergerea datelor cu caracter personal trimitand un e-mail pe adresa gdpr@explorado.ro in care trebuie sa precizati urmatoarele:
– Datele dumneavoastra de contact pentru transmiterea raspunsului/punctului de vedere al companiei.
– Numele dumneavoastra.
– Activitatile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promotii, etc.).
– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriti sa le stergeti.
– Numarul total de inregistrari care trebuie sterse.
Termenul de raspuns la solicitarea transmisa este de 30 zile de la data transmiterii solicitarii. In masura in care complexitatea solicitarii dumneavoastra implica necesitatea prelungirii termenului de raspuns, vom prelungi acest termen pentru o perioada suplimentara care nu va depasi 30 de zile lucratoare de la data transmiterii solicitarii. In acest sens, un reprezentant al companiei va va comunica situatia solicitarii transmise.
In masura in care solicitarea transmisa se va solutiona dupa evaluarea acesteia in cadrul EXPLORADO, cu stergerea datelor dumneavoastra, vom trimite in atentia dumneavoastra un document care reprezinta punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastra si actiunile intreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel putin urmatoarele informatii:
– Scopul/scopurile pe baza carora datele au fost prelucrate.
– Date care au fost sterse/eliminate/distruse si activitatea de prelucrare din cadrul EXPLORADO de care acestea au apartinut.
– Numarul de inregistrari eliminate.
Documentul fizic transmis este semnat de un reprezentant al EXPLORADO si este stocat si scanat in format fizic, pentru o perioada de 3 ani de la data transmiterii notificarii, urmand ca dupa aceasta perioada documentul original sa fie distrus si reciclat. Daca punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioada de 3 ani de la data transmiterii acestuia catre Client pe adresa de e-mail furnizata, apoi va fi sters.
Daca trimiteti o solicitare catre EXPLORADO in vederea accesului la activitatile de procesare a datelor dumneavoastra personale in compania noastra, va rugam sa aveti in vedere ca, din cauza procesarii continue a datelor dumneavoastra personale si luand in considerare rutina stabilita in sistemele noastre pentru stergerea informatiilor prelucrate in conditiile Politicii de Stocare a datelor, incercam sa va mentinem datele actualizate si exacte in orice moment. Astfel, aceasta procesare de rutina poate implica modificarea sau stergerea informatiilor personale pe care le procesam, dupa ce ati trimis o solicitare catre noi. In acest caz, EXPLORADO va furniza informatiile detinute in momentul in care va trimitem raspunsul, chiar daca acestea difera de informatiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitarii. Retineti ca stergerea datelor dumneavoastra personale este o procedura pe care EXPLORADO ar fi efectuat-o chiar daca nu ati fi trimis solicitarea.
9. Dezvoltare continua
Perioadele de stocare (retentie) vor fi mentinute de catre EXPLORADO care va efectua modificari, completari si actualizari, ori de cate ori legislatia, orientarile Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu caracter Personal sau modificarile organizationale sau structurale ale EXPLORADO impun aceste schimbari.
10. Actualizari
Politica noastra de stocare a datelor personale (retentie) este in curs de revizuire si poate fi modificata din cand in cand (in general, pentru a respecta legislatia si practicile privind protectia datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastra web.
© EXPLORADO SRL – Versiune: 01 septembrie 2022
